Operatives Controlling

Das operative Controlling stellt den aktuellen Projektstand fest, der im

Berichtswesen dokumentiert und festgehalten wird. Auf keinen Fall jedoch

darf die Kontrolle des einzelnen Projektmitarbeiters das Ziel des Controllings sein.

Ziel des operativen Controllings ist es ausschließlich, den aktuellen Stand des Projekts festzustellen und Abweichungen von der Planung so rechtzeitig zu erkennen, dass korrigierende Maßnahmen sinnvoll eingeleitet werden können. Dazu müssen

• Abweichungen rechtzeitig erkannt,
• die Ursachen der Abweichung ermittelt,
• Maßnahmen zur Steuerung erarbeitet,
• die Maßnahmen eingeleitet und überwacht und
• der weitere Verlauf des Projekts prognostiziert werden.

Abweichungen können in unterschiedlichen Bereichen auftreten und können in folgende Hauptgruppen unterschieden werden:

• Terminabweichungen
• Kostenabweichungen
• Qualitätsabweichungen
• Abweichungen von der Projektspezifikation
• Abweichung von Kundenerwartungen

Jede dieser Abweichungen bedarf unterschiedlicher Tools, um diese frühzeitig zu erkennen oder besser noch vor der Entstehung zu vermeiden:

Terminabweichungen

Um terminliche Probleme eines Projekts rechtzeitig erkennen zu können, ist es notwendig das Projekt in möglichst kleine und vor allem hinsichtlich Ihres Fertigstellungsgrades überprüfbare Einheiten aufzuteilen. Hierdurch können Terminprobleme frühzeitig erkannt werden, wodurch in vielen Fällen noch die Möglichkeit zum Gegensteuern besteht.

Bewährt haben sich neben dem klassischen Gantt-Terminplan Methoden wie Meilenstein-Controlling, Meilensteintrendanalyse oder die Planung von Quality Gates.

Kostenabweichungen

Erste Grundvoraussetzung für die Erkennung von Kostenabweichungen ist eine saubere Erstellung der Plankosten zu Beginn des Projekts (Angebotsphase).

Die Plangrößen müssen derart gegliedert vorliegen, dass sie während der Projektabwicklung mit aufgelaufenen Istkosten verglichen werden können. Wenn Abweichungen in den Gesamtkosten erkannt werden, sollten diese Abweichungen möglichst genau einzelnen Baugruppen oder Ressourcengruppen zuzuordnen sein. Nur so kann eine Lernkurve entstehen, die diese Abweichungen für zukünftige Projekte vermeidet.

Zweite Grundvoraussetzung ist ein Projektcontrolling-System, welches die aufgelaufenen Istkosten frühzeitig möglichst granular erkennbar macht, um einen monatlichen Vergleich mit den Plankosten zu ermöglichen. Wenn hier entsprechende Daten erst nach Projektende in Form einer Nachkalkulation vorliegen, kann das aktuelle Projekt nicht mehr aktiv beeinflusst werden.

Ein effizientes Kostencontrolling sähe demnach wie folgt aus:

• Strukturierte Erfassung der Plankosten in der Angebotsphase
• Erfassung der mitlaufenden Kalkulation auf monatlicher Basis während der gesamten Projektlaufzeit durch Vergleich der Plankosten mit der Prognose bzw. den bereits aufgelaufenen Istkosten
• Erstellung der Nachkalkulation zum Projektende

Qualitätsabweichungen / Abweichungen von der Projektspezifikation

Die Erkennung von Qualitätsabweichungen schlägt die Brücke vom Projektmanagement zum klassischen Qualitätsmanagement. Damit das Qualitätsmanagement Soll- Ist-Abweichungen in der Produktion erkennen kann, ist vorab durch das Projektmanagement eine saubere und messbare Definition des Sollzustands vorzunehmen (Projektspezifikation). Nur so ist ein aussagekräftiger Vergleich mit der aktuellen Ist-Situation sinnvoll bzw. machbar.

Ein klassisches Tool zur Erkennung von Design-Abweichungen ist das Design Review, welches auch in DIN ISO 9001 verankert ist.

Abweichung von Kundenerwartungen

Nicht immer geht eine Abweichung in den Kundenerwartungen einher mit einer vertraglichen Qualitätsabweichung im Projekt. Häufig sind diese Abweichungen einfach in einer unterschiedlichen Erwartungshaltung zwischen Kunde und Lieferant zu suchen, die in der Spezifikationsphase nicht ausreichend aufgearbeitet wurde. Auch wenn vertraglich für den Lieferanten keine Abweichung vorliegen sollte, führen solche Situationen immer zu Problemen, die am Ende zu 90% zu Lasten des Lieferanten gehen. Es ist daher dringend anzuraten, durch eine sehr enge Kommunikation und eine offene Ansprache eventueller Problempunkte während der Definitionsphase solchen Missverständnissen entgegenzuwirken.